R.G.P.D.

(règelement générale sur la protection des données)

Déclaration de confidentialité

La protection de votre vie privée est d’une importance capitale pour nous. Nous nous engageons à protéger et à traiter vos données à caractère personnel dans le strict respect de la loi, en toute transparence. Cette déclaration de confidentialité a pour objectif de vous informer de manière complète sur le sujet et explique comment nous collectons, utilisons et conservons vos données à caractère personnel. Les conditions contractuelles applicables entre nous restent inchangées. Nous vous invitons à prendre le temps de lire cette déclaration pour vous familiariser avec nos pratiques en la matière. Il vous est possible de vous opposer au traitement de vos données, comme expliqué au chapitre 6 de cette déclaration.

1. Quelle est la portée de cette déclaration ?

A. Que signifie « traitement de vos données » et qui en est responsable ?

Deforest Praet sprl, ayant son siège social à 7500 Tournai, chaussée de Willemeau 226, est responsable du traitement des données à caractère personnel qu’elle est amené à traiter.

Nous sommes en conséquence votre interlocuteur ainsi que celui des autorités de contrôle (par exemple la Commission de la protection de la vie privée) pour toute question relative à l’utilisation de vos données par notre société.

Si pour certains services, nous faisons appel à des partenaires spécialisés qui, selon les cas, agissent comme sous-traitants. Ceux-ci doivent alors suivre nos instructions et respecter notre politique de protection des données à caractère personnel.

Dans d’autres cas, ces partenaires sont aussi co-responsables du traitement et doivent de leur côté respecter leurs obligations légales en la matière.

Nous nous assurons que nos partenaires ne reçoivent que les données strictement nécessaires pour exécuter leur partie du contrat.

Nous intervenons aussi en qualité de sous-traitant pour d’autres. Dans ce cas, ce sont eux qui sont responsables du traitement des données à caractère personnel. Nous suivons alors leurs instructions.

B. Qui est concerné ?

Sont concernés par cette déclaration :

• tous les clients personnes physiques, actuels ou potentiels
• tous les autres intervenants personnes physiques en qualité de garants ou représentants de nos clients personnes physiques ou morales (par exemple les administrateurs de société, mandataires, représentants légaux, autres personnes de contact).

Ne sont pas concernées par cette déclaration :

• les personnes morales.

C. Quelles données sont couvertes par cette déclaration ?

Les données couvertes par cette déclaration sont les données à caractère personnel des personnes physiques, c.-à-d. les données qui permettent directement ou indirectement d’identifier une personne.

Dans le cadre de nos activités nous pouvons être amenés à collecter différentes données à caractère personnel :

• données d’identification : vos nom, adresse, date et lieu de naissance, photo, numéro de compte, numéro de téléphone, adresse mail, profession, copie de la carte d’identité, …
• données transactionnelles : données relatives à vos transactions bancaires, c’est-à-dire les noms et numéros de compte, la communication, relatives à un contrat.
• données relatives à vos comportements et habitudes en rapport avec nos services (horaire de présence pour les livraisons, endroit ou personne de contact pour récupération d’une clé, …)
• données relatives à vos préférences et intérêts, que vous nous communiquez directement ou indirectement, par exemple via participation à nos concours ou événements,
• données provenant de tiers ;
• données provenant de vos interactions sur nos pages dédiées sur les médias sociaux. 

Conformément à la loi, nous ne traitons pas les données sensibles, à savoir celles qui concernent :

• l’origine raciale ou ethnique ;
• les opinions politiques ;
• la religion ou les croyances ;
• l’appartenance syndicale ;
• les caractéristiques génétiques ;
• la santé ;
• la vie sexuelle ;

Si nous devions traiter ce genre de données, nous demanderions toujours votre consentement au préalable.

D. Quelle est la réglementation en Belgique ?

La protection de vos données à caractère personnel est encadrée par la loi du 8 décembre 1992 (dite « Loi vie privée ») et ses arrêtés royaux d’exécution. Nous nous engageons à respecter nos obligations ainsi que vos droits lorsque nous sommes amenés à devoir traiter vos données. Si vous souhaitez approfondir le sujet, nous vous recommandons le site de la Commission de la protection de la vie privée.

2. Quand vos données à caractère personnel sont-elles collectées ?

Certaines de vos données peuvent notamment être collectées:

• lorsque vous devenez client ou demandez une offre;
• lorsque vous vous enregistrez pour utiliser nos services en ligne (à chaque identification ou utilisation) ;
• lorsque vous remplissez les formulaires et contrats que nous vous soumettons ;
• lorsque vous utilisez nos services et produits ;
• lorsque vous vous abonnez à nos newsletters, répondez à nos invitations (portes ouverte, dégustations privée, conférences…) ;
• lorsque vous nous contactez par les différents canaux mis à votre disposition ;
• lorsque vos données sont publiées ou transmises par :
  • des tiers autorisés (Traiteurs, salles, …)
• lorsque vous êtes filmé par nos caméras de surveillance situées dans et aux abords de nos locaux. Les images sont enregistrées uniquement dans le but de préserver la sécurité des biens et des personnes ainsi que de prévenir les abus, fraudes et autres infractions dont nos clients et nous-même pourrions être victimes.

Chaque fois qu’il est requis, nous veillons à récolter votre consentement.

3. À quelles fins vos données sont-elles traitées ?

Nous traitons vos données à caractère personnel à diverses fins. Pour chaque traitement, seules les données pertinentes par rapport à la finalité poursuivie sont traitées.

De manière générale, nous utilisons vos données à caractère personnel soit :

• lorsque nous avons obtenu votre consentement ;

• dans le cadre l’exécution du contrat ou la prise de mesures précontractuelles ;
• afin de respecter toutes les dispositions légales et réglementaires auxquelles nous sommes soumis ; ou
• pour des raisons qui relèvent de l’intérêt légitime de notre société. Lorsque nous effectuons ce type de traitement, nous veillons à préserver l’équilibre entre cet intérêt légitime et le respect de votre vie privée.

4. Comment protégeons-nous vos données ?

L’accès à vos données à caractère personnel n’est autorisé qu’aux seules personnes pour lesquelles cela s’avère nécessaire à l’accomplissement de leur mission. Elles sont tenues à une stricte discrétion professionnelle et doivent respecter toutes les prescriptions techniques prévues pour assurer la confidentialité des données à caractère personnel.

5. Qui a accès à vos données et à qui sont-elles transférées ?

Les personnes qui sont autorisées à accéder à vos données sont déterminées avec précision en fonction de leur mission.

Nous transmettons vos données à nos collaborateurs, aux sociétés qui nous sont liées que dans le cadre de la nécessité du traitement de vos demandes, (par exemple à notre fiduciaire pour le traitement de la comptabilité). Nous ne transmettons vos données pour utilisation commerciale à des tiers extérieurs que dans cadre de nos partenariats pour nos portes ouvertes.

6. Quels sont vos droits et comment les exercer?

A. Droit d’accès, de rectification et d’effacement

Vous avez un droit d’accès aux données qui vous concernent. Vous pouvez nous demander :

• si nous traitons ou non vos données à caractère personnel ;
• dans quels buts nous les traitons ;
• quelles catégories de données sont traitées ;
• à quelles catégories de destinataires elles sont communiquées ;
• l’origine des données traitées ;
• quelle est la logique derrière le traitement automatisé de certaines de vos données à caractère personnel.

Si vous constatez que vos données sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez nous demander de les rectifier. Dans certains cas bien précis, la loi permet aussi de les faire supprimer ou interdire.

Dans un souci de tenir vos données parfaitement à jour, nous vous prions de nous informer de tout changement (un déménagement, …) en envoyant un simple e-mail à info@deforest.be.

B. Droit d’opposition au traitement de vos données

Vous avez le droit de vous opposer à certains traitements de vos données à caractère personnel que nous souhaiterions effectuer. Vous avez notamment le droit de vous opposer, sans justification, à l’utilisation de vos données à des fins de marketing direct.

Ce droit ne peut cependant s’exercer que dans certaines conditions :

1. Votre demande doit être datée et signée. 
2. Pour les cas autres que l’opposition au marketing direct, vous devez avoir des raisons sérieuses et légitimes tenant à votre situation particulière pour vous opposer à ce que le traitement ait lieu. En cas d’opposition justifiée, le traitement en question ne pourra plus porter sur ces données.
3. Cependant, vous ne pouvez pas vous opposer à un traitement nécessaire :
   • à l’exécution d’un contrat conclu avec vous ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à votre demande; ou
   • au respect de toute disposition légale ou réglementaire à laquelle nous sommes soumis (comptabilité).

C. Droit d’opposition à un canal de communication à des fins publicitaires (marketing direct)

En ce qui concerne l’envoi de messages commerciaux par e-mail sur des produits sans lien avec ceux déjà en votre possession, nous sommes tenus de demander votre consentement explicite. Vous pouvez à tout moment modifier votre décision en réagissant aux e-mails envoyés.

Nous nous réservons cependant le droit de continuer à vous contacter par voie électronique dans le cadre de l’exécution de votre contrat ou si la loi nous oblige à le faire.

D. A qui vous adresser ?

Pour exercer vos droits, il vous suffit de nous contacter par e-mail à info@deforest.be

7. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous avons l’obligation de concerver conserver vos données à caractère personnel nécessaire au traitement comptable (facturation) pendant la période légale.

8. Votre utilisation de nos sites internet et de nos apps mobiles

Concernant notre site internet : Si vous n’êtes pas client et que vous visitez un de nos sites Internet, vous acceptez que nous utilisions les données générées dans le cadre de cette visite.

Outres les données que vous nous communiquez volontairement lors de l’utilisation du site, nous utilisons les moyens technologiques suivants pour récolter des données :

A. Cookies

Un cookie est un petit fichier envoyé par le serveur de notre banque sur le disque dur de votre ordinateur, tablette ou smartphone qui permet d’identifier votre appareil de navigation.

B. Autres moyens technologiques

Outre les cookies, nous utilisons parfois d’autres moyens technologiques à des fins statistiques. C’est ainsi que des web beacons ou action tags comptent le nombre de visiteurs qui se sont rendus sur notre site Internet ou nos applications après avoir vu notre publicité sur le site d’un tiers. Ces balises ont pour seul but d’évaluer le succès de nos campagnes publicitaires et non d’accéder à vos données à caractère personnel.

C. Evènements et portes ouvertes

Lors de nos évèmenements et portes ouvertes nous prenons des photos et vidéos courtes qui sont partagées sur notre page face book. C’est évènements étant publiques il se peut que vous y apparaissiez.

D. Vidéo surveillance

Pour des raisons de sécurité et de proctection, de notre personnel et de nos clients, nos locaux sont sous surveillance vidéo. Les images sont enregistrées et concervées uniquement à des fins de sécurité. En accèdant à nos locaux vous acceptez implicitement cette surveillance.